Vacature Project Management Ondersteuner

Dignitas Group

Project management ondersteuner

Den Haag Reageer voor 19-06-2024 36 uur Interim

Solliciteer Mail naar mij

Wij zijn op zoek naar een PMO voor eindklant in Zuid Holland.

Start; juli 2024
Duur; 12 maanden
Uren; 32 tot 36 uur
Locatie; Den Haag
Indien de juiste kandidaat eerder dan verwacht wordt gevonden, kan de opdracht eerder sluiten dan de aangegeven deadline van 19 juni.

INLEIDING
Er worden momenteel enkele grotere initiatieven uitgevoerd die randvoorwaardelijk zijn voor verdere digitalisering, zoals programma's gericht op cyberweerbaarheid, Cloud, informatiehuishouding, ERP en de versterking van de IV-organisatie (afdelingen Informatiediensten en ICT).

In deze tijd van toenemende digitale vaardigheden, is er een groeiende behoefte aan digitale ondersteuning. Digitalisering kan ons meer verantwoordelijkheid geven, zelfredzaamheid vergroten en tegelijkertijd de administratieve werklast verminderen, waardoor medewerkers zich kunnen richten op maatwerk.

Ook technologische ontwikkelingen zoals Artificiële Intelligentie (AI) blijven doorgaan, en de organisatie moet hierop inspelen om de asielzoekersstroom onder controle te houden. Bovendien veranderen de verwachtingen van de maatschappij en onze medewerkers voortdurend, wat vraagt om innovaties om hieraan te voldoen. Digitalisering biedt de mogelijkheid om processen te optimaliseren en standaardiseren, waardoor efficiëntie en effectiviteit verbeteren. Door deze ontwikkelingen te omarmen en in te zetten op digitalisering, staat de organisatie beter gewapend tegen de uitdagingen waarmee ze wordt geconfronteerd.

Vanuit het programma digitalisering wordt ingezet op drie strategische thema's:

• Operational Excellence (effectieve en efficiënte organisatie)
• Begeleiding op maat (inzetten op zelfredzaamheid met persoonlijke begeleiding)
• Digital first organisatie (de organisatie van de toekomst)

Om de strategische thema's te realiseren is een sterk fundament nodig. Dit richt zich niet alleen op de technische aspecten, maar ook op de organisatie en haar medewerkers, zodat zij kunnen opereren in een digitale wereld en de kansen hierin kunnen benutten. Hierdoor wordt de (technische) organisatie wendbaar met de juiste sturing en standaarden om (technologische) innovatie te omarmen en te realiseren. Het fundament omvat drie elementen: een sterke datafundament, een technische basis en een organisatie met de juiste instelling en leiderschap.

OMSCHRIJVING VAN DE ROL

De Project Management Officer (PMO) is verantwoordelijk voor het inzicht en beheer in de voortgang van de digitale transformatie en de bijbehorende initiatieven middels rapportages en dashboards. De PMO organiseert en ondersteunt bij diverse overleggen en besluitvorming, fungeert als sparringpartner en rechterhand van de programmamanager en/of programma coördinator, en is de verbindende schakel met de uitvoerende themateams. De aanpak van dit programma zal uitgevoerd worden volgens principes van geschaald Agile werken (SAFe).

TAKEN

• Assisteren van de programmamanagers/RTE bij het monitoren van programmavoortgang;
• Opstellen en leveren van tijdige rapportages en updates aan belanghebbenden, zoals MT's en stuurgroep:

(1) Coördineren van projectupdates en verzorgen van nauwkeurige rapportage na overleg met de betreffende stakeholders;
(2) Zorgen voor volledige en tijdige MT-rapportages met updates van projecten, initiatieven en programma-informatie;
(3) Leiden van de wekelijkse programma-update bijeenkomsten met het gehele programmateam;
(4) Voorbereiden van bestuursraadsvergaderingen en leveren van benodigde documenten en agenda.
Daarnaast;

• Ondersteunen bij het vormgeven van communicatiestukken naar de interne organisatie;
• Opstellen van financiële rapportages;
• Faciliteren van kennisdeling tussen themateams en het borgen van de afhankelijkheden tussen teams;
• Coördineren van workshops van thema's en ondersteunen van procesbegeleiders bij de uitwerking;
• Coördineren van de Agile kwartaal-, planningen, reviews, demo's en retrospectives;
• Opstellen van notulen en agenda's voor diverse vergaderingen en opvolging van actiepunten;
• Ondersteunen van programmamanagers bij inhoudelijke uitwerkingen en documentatie;
• Beheren van integrale planning van programma en initiatieven, inclusief borging van afhankelijkheden;
• Onderhouden van overzicht van rollen en verantwoordelijkheden binnen het programmateam.

HARD SKILLS

• Opleidingsniveau: HBO werk en denkniveau;
• Minimaal 1 tot 3 jaar relevante ervaring met project- en/of programmamanagement van grote programma's;
• Diepgaande kennis van bedrijfsprocessen en digitalisering;
• Organisatorische vaardigheden om planningen, documentatie en financiën nauwkeurig te beheren;
• Analytisch sterk, gestructureerd en oog voor detail. Geen moeite met complexe informatie vertalen naar bruikbare inzichten;
• Ervaring met geschaald Agile werken;
• Gedegen kennis van MS-Office voor planning en opstellen documentatie.

SOFT SKILLS

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, voor effectieve rapportage en kennisoverdracht tussen verschillende niveaus stakeholders.
• Goede leiderschapsvaardigheden om effectief vergaderingen te leiden en de gewenste updates en voortgang hieruit te halen.
• Goed in het signaleren van problemen, herkennen van belangrijke informatie en verbanden leggen tussen gegevens om mogelijke problemen op te sporen.
• Kunnen onderkennen van de invloed en gevolgen van beslissingen of activiteiten op andere organisatieonderdelen en de belangen van de verschillende onderdelen.
• Goed kunnen samenwerken om gezamenlijk tot een gemeenschappelijk doel te komen.
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen om te kunnen omgaan met veranderende omstandigheden en prioriteiten.
• Teamspeler en effectief samenwerken met diverse belanghebbenden.
• Proactieve houding en zelfstarter om taken zelfstandig uit te voeren en initiatief te tonen in het identificeren van verbeteringen.

Geïnteresseerd?
Dan ontvangen wij graag;

• up to date CV in WORD format
• motivatiebrief toegespitst op de eisen en wensen (KO)
• indicatie uurtarief en beschikbaarheid
• indicatie lopende kansrijke biedingen elders

www.linkedin.com/in/rvrankova/

Solliciteer

Functie:	project management ondersteuner
Startdatum:	12-06-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	HBO
Contracttype:	Tijdelijk
Salaris:	onbekend – onbekend
Uren per week:	32 – 36

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.